1、客户在海运公司订舱出口货物时,应按订舱出口委托书内容进行填写，将填写好的托运单传真或邮寄至海运公司，也可通知公司跟单员领取。托运单上必须注明下列事项：
　　a. 托运人(SHIPPER)
　　b. 收货人(CONSIGNEE)
　　c. 通知方(NOTIFY PARTY)
　　d. 目的港(美国货必须注明MLB或ALL WATER以及州名)
　　e. 箱型、箱量
　　f. 件数、毛重、尺码
　　g. 运费条款(预付、到付、第三地付款)
　　h. 货名(如系危险品请标明危险等级和有关的注意事项、冷冻箱请注明冷冻温度)
　　i. 船公司或无船承运人(若您指定)
　　j.其它要求 如熏蒸、报关、报验等等
　　2、如果您与船公司或无船承运人有协议运价，请同时传真船公司的运价确认件(如果没有船公司的确认件，该运价无效)
　　3、海运公司出口整箱业务员在接受出口业务订舱时,会了解委托书的各项内容,并确认本公司是否有能力满足您的要求,如能满足,按照您托单上的要求配船，并传真预配信息给您。如海运公司不能满足您托单上的要求，海运公司业务员会及时通知您。
　　4、在舱位得到确认后 , 海运公司业务员会通知您准备有关的报关单据(报关委托书, 核销单 ), 同时，请您告知海运公司业务人员集装箱是进仓还是拖箱.
　　5、如贵司货物是进我司仓库内装箱，请按海运公司发给贵司的进仓单进仓。进仓单上会注明进仓编号、仓库地址、联系电话、联系人、最迟进仓期。请贵司务必按进仓编号，在最迟进仓期以前进仓。如果贵司在最迟进仓期以后进仓，海运公司将不能保证贵司货物如期出运。
　　6、如贵司货物需做门---门运输，请在装箱24小时(300公里以内)、48小时(300公里以外)以前通知海运公司配载人员具体地点、时间及装箱联系人，以保证海运公司按时到达装箱地点。
　　7、海关的截关期为开船前一天上午10点(如遇节假日则向前顺延)。此时贵司货物应当装箱完毕并已进入港区指定位置。
　　8、海运公司会在装船前一天将提单确认件传真给贵司，如提单由船公司缮制，海运公司会在收到船公司的提单确认件后立即传真给贵司。请贵司尽量在装船以前确认回传，以免额外更改费的支出。开船以后，海运公司一般在收到贵司提单确认件后一个工作日内签发提单并派送快件或跟单人员。
　　9、海运公司可以为贵司办理倒签、预借提单手续，但是须按所配船公司或无船承运人的规定进行。
　　10、海运公司会在最快的时间内将核销退税单证退给贵司，除内支线外一般10天左右就可办妥。