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关于认真审核业务单据重要性的3个案例

来源:锦程国际物流集团 时间:2010年08月16日 作者:企划部

  ——每期对海运业务的经典案例进行剖析,希望通过具体的例证提醒业务人员引以为戒,同时避免此类事件的发生。
  单据审核的重要性
  8月28日,客户委托宁波某货代出口两票到KARACHI的货物。同一发货人,不同收货人。9月19日到达目的港后,客人正常的清关、运输。其中一个收货人M,将货物运到自己的仓库后发现货物不是他们的,联系发货人才发现是由于货代的操作失误,将两票货物的箱封号打反了,导致目的港收货人提错货物。M在外包装上认出了另一个收货人D,于是找到D协商相关事宜。此时D的货物已在清关过程中。但是在一些问题上未能达到共识,所以M和D分别找到了中国的SUPPLIER。9月26日,货代公司马上联系在卡拉奇的代理寻求最佳的解决办法。经过中间反复的沟通和解释,由D继续清关,卡拉奇代理给客人安排拖车。9月28日安排车到M的仓库把D的货物运往卡拉奇,安排29号把在D手中的M的货物送到伊斯兰堡。这样正确的货物在10月2日到达相应的收货人手中。事情得以解决。由于货代的失误,所有在目的港产生的费用都由货代公司承担(从伊斯兰堡到卡拉奇的往返拖车费和目的港产生的滞箱费等)。
  案例思考:
  1、马虎大意是造成这个问题的主要原因。没有仔细的核对每票货物对应的箱封号,就给客人出具提单。单据的审核至关重要,一个错误可能会导致巨大的损失,一定要与相关方认真确认。
  2、操作人员在业务进行过程中的不规范操作。此票货物是外拖装箱,操作没有和车队的关于箱封号确认及单据交接的记录,只有口头确认。这样无法确认是在哪个环节上出现的问题。所以在操作过程中要切记重要单据的保留,尤其是与客户、供应商交接的单据,以判定责任,防范风险。
  审核账单需仔细
  货主A委托货代B2007年12月25日出运一票业务,SHENZHEN—MANILA,运费到付。货代B按照货主A的指示给海外代理发送了目的港收费明细共计USD1145,因收货人认为费用偏高,与货主A再次确认少收USD40到付手续费。但操作人员在重新给代理做账单时,没有认真检查,账单只是应收海运费USD475。代理收取费用后放货,这样漏收的USD630由货代B返还货主A,承担损失。
  案例思考: 
  此业务是由货代B操作疏忽导致,且在单据审核时未发现问题。所以对外的书面单据必须认真审核,以此作为一种证明来确双方的责任。费用确认单、账单作为一种收费指令更为重要,必须确认所收费用的准确和齐全,避免因此而给公司带来的不必要损失。
  费用确认单需仔细检查
  上海某货代接到一客户委托,出口拼箱业务,体积0.49CBM。按拼箱业务报价习惯,销售人员给客户报价不足一立方按一立方计算运费。操作中,操作人员在系统费用登记时,应收应付数量均按实际体积0.49录入,导致折算海运费后比实际应收应付少,并把系统生成的费用确认单发给客户,客户确认回传。付费时客户按费用确认单所列金额付款,不予承认原报价金额,导致该票业务亏损。
  案例思考: 
  该业务操作员在录入系统时不经思考,想当然的填写数字,并在生成费用确认单时没有认真检查,不是不了解,而是不细心。很多的操作失误都是由马虎大意造成,给销售人员和公司都带来损失。
  正常业务的操作没有难度,最重要的就是认真、细心,具有责任心,这是对操作岗位的基本要求,否则将被认为不胜任该项工作。销售工作比较辛苦,操作员必须尊重和认真对待业务员的工作成果,彼此理解和支持,同时也是为公司创造业绩。

 

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